//
איך מערכת לניהול תהליכי עבודה יכולה לשנות את העסק שלך מקצה לקצה
אתם מנהלים עסק, צוות, לקוחות, פרויקטים ועובדים ללא מערכת ניהול, אלא מנהלים תהליכים באקסל, נעזרים בשאר יישומי אופיס, התקשורת במייל או בווטסאפ, ואתם תוהים ביניכם ובין עצמכם – למה שנעבור למערכת? ננסה לענות כאן על השאלה תוך שימוש בדוגמאות מתוך מערכת מאנדיי, מערכת לניהול תהליכי עבודה ומשימות.
הייעוד של מערכת ניהול הוא בגדול ליצר תשתיות חזקות שיכולות להחזיק עומס של תהליכי עבודה כמו מכירות, שירות, ביצוע פרויקט, גביה וכדומה – במינימום זמן עבודה, תוך שהן מקלות ככל האפשר על ביצוע העבודה בצד של המשתמשים במערכת, ומייצרים חוויה מדוייקת ונעימה ללקוחות שמקבלים שירות מהעסק שלכם.
לדוגמא, אם בגלל בלאגן קריאות שירות לא מטופלות היטב ומידע הולך לאיבוד – אתם מבזבזים יותר משאבים פר משימה והלקוח מקבל חוויה בינונית. עם מערכת ואוטומציות, הזמן פר משימה יורד והלקוח מקבל חוויה נעימה ומדוייקת יותר יחד עם שעוזרת לכם לבנות אמון ולמכור יותר בהמשך.
התוצאה של מעבר כזה קודם מייצרת הקלה בעומסים שאתם חווים כיום, אתם מבלים פחות זמן במשימות סיזיפיות שחוזרות על עצמן ובחיפוש אחר מידע. בנוסף, מעבר שכזה יספק לכם לתשתיות חזקות שמאפשרות לעסק לגדול מבלי לחשוש שהכל יקרוס, אתם יכולים להחזיק יותר תהליכים בפחות מאמץ, כמו למשל לשמור על קשר עם הלקוח בנקודות מסויימות לאורך השנה. מעל אלו, אתם נהנים מהפניית הפוקוס לניהול והכוונת הספינה. אתם עולים מחדר המכונות לחדר הקברניט, פנויים לראות תהליכים מלמעלה, אילו משימות תקועות, איפה העזרה שלכם נדרשת ולאן כדאי להקצות את המשאבים הארגוניים.
אז מדובר בשינוי משמעותי, מקצה לקצה, אפשר לומר אפילו שזה לא אותו עסק לפני עבודה עם מערכת ואחרי הטמעה. אבל כדי להחזיק כזו הבטחה, בוא נתעכב רגע על המאפיינים שבעצם משנים את העבודה ביומיום וכך את הפעילות העסקית מקצה לקצה.
הקדמה קלה על מבנה המערכת – במאנדיי תהליכים מנוהלים ב"בורד", לוח, התצוגה הבסיסית היא טבלה שמכילה פריטים שמחולקים לקבוצות. למשל בדוגמא הזו הבורד נועד לניהול משימות, כל פריט = משימה, וכל קבוצת פריטים מאורגנת תחת קבוצה, למשל משימות חדשות, בתהליך, ובוצעו. העמודות מציגות מידע על המשימה, למשל מי מבצע, קבצים, מה הדד ליין וכן הלאה.
נחזור למאפיינים שמשפרים ומפשטים את תהליכי העבודה:
ארגון גישה למידע ושליפתו – אנחנו מבזבזים לא מעט זמן על חיפוש מידע בהקשר של פרויקט או משימה. במאנדיי כל המידע שקשור לתהליך מסויים מאורגן בבורד שמכיל פריטים. נניח וכל פריט זה דיל – עסקה שכשרגע נמצאת בהצעה מול לקוח, כשרוצים להתכתב עם מישהו בצוות או עם הלקוח, אפשר לעשות את זה בתוך הפריט, כלומר כל התקשורת נעשית בתוך הקונטקסט של המשימה. אפשר לתייק קבצים/תמונות ולתעד התכתבות עם לקוח או מישהו מהצוות, כך שיהיה קל לשלוף את התוכן בעתיד, מבלי לחפש כל הזמן אחר מידע בערוצים שונים ובקבצים שונים. לכל בורד אפשר להקצות צוות שרואה ושותף לכל מה שמתועד וקורה באותו הבורד. זה מביא אותנו לנקודה הבאה – שקיפות.
שקיפות – כשהרבה תהליכים מתרחשים במקביל, ובמיוחד בצוותים שעובדים ברימוט, מאנדיי מאפשרת למנהלים ולחברי הצוות להבין איפה כל דבר עומד, באיזה סטטוס, מה הלקוח ענה לבירור כלשהו, או מה הוא ביקש בהקשר כלשהו, אילו משימות נותרו ובאיזה שלב כל משימה. ההתכתבויות והקבצים – כולם במקום אחד וכך נחסך הרבה זמן על תקשורת בצוות ובירורי מידע שכל אחד יכול בקלות לראות בפריט המבוקש מבלי לפנות למי שעובד על הפריט.
בתמונה רואים כיצד אפשר לעדכן מידע בתוך המשימה, לשלוח מתוכה מייל ללקוח, לתייק מסמכים רלוונטיים ואף להתכתב עם הצוות ע"י תיוג @.
אוטומציות – אוטומציות יעזרו בכך שדברים לא יפלו בין הכסאות וגם יחסכו לנו זמן על פעולות שחוזרות על עצמן. אחרי שבנינו תהליך נרצה שמשימות יפתחו לבד לפי טריגר. סימון קטגוריה של שירות יכול לשייך אדם מסויים למשימה או לפתוח משימות נוספות שקשורות לפריט. תאריך כלשהו שמגיע יכול לגרום לשליחת מייל ללקוח עם טמפלט מוכן מראש או לייצר תזכורת עבורנו לבצע משהו. מה שמאוד מקל על יצירת אוטומציות במאנדיי זה שיש מלא תבניות מוכנות לשימושים נפוצים ורק צריך לשנות בהתאם למה שרוצים אלינו, לא צריך קוד או הבנה מוקדמת באוטומציות.
בסרטון אפשר לראות איך בלי קוד או ידע מוקדם באוטומציות ניתן להגדיר אוטומציות לתהליך, למשל כשסטטוס משימה עובר לבוצע, שלח הודעה למנהל המשימה.
דשבורדים ותצוגות – כדי להתמודד עם עומס של נתונים, להתמקד במה שאנחנו רוצים לראות כרגע ולהציף נתונים שיעזרו לנו לקבל החלטות אסטרטגיות, נוכל לייצר דשבורדים ותצוגות מהלוחות שלנו.
תצוגה יכולה לעזור לתעדף משימות כשאנו מוצפים באמצעות הצפת חיתוכים כלשהם מהבורד, למשל רק שיחות או משימות להיום, הצעות מחיר שנשלחו לפני יותר משבוע מבלי שהיה מענה, או פרויקטים שעבר הדד ליין שלהם.
במקביל אפשר להגדיר לקבל נוטיפיקציות או מייל על תנאים כלשהם, וכך להפנות משאבים למשימות שבסיכון לא להתבצע עד הדד ליין או באיש צוות שכרגע זקוק להדרכה בנושא מסויים. בעולם בו אנחנו מוצפים בנתונים היכולת להציף מידע חשוב בתצוגה או תזכורת ובשילוב של שתיהן, הוא קריטי כדי שנוכל להבין את התמונה במהירות, לקבל החלטות ניהוליות ולהפנות משאבים לאן שצריך.
דשבורדים יציפו לנו בצורה גרפית או ויזואלית מגמות ממספר תהליכים או מכמות של פריטים בתהליך. למשל אם יש לנו 500 הצעות מחיר שנשלחו השנה נרצה לדעת למשל כמה אחוזים מהלידים הפכו ללקוחות, אחוזי סגירה לפי מוצר או סוג לקוח, מכירות לפי חודשים או כל חיתוך שנרצה לראות, כדי שנוכל לקבל תובנות מהירות, מה תקוע, מה עובד טוב, ולהפנות בהתאם משאבים למקומות הנכונים. למשל, גרף שיראה מכירות או אחוזי סגירה לפי ערוץ יעזור לנו להבין איפה להשקיע את מאמצי השיווק שלנו.
הדשבורדים מאפשרים לנו לראות את התמונה מלמעלה, לקבל תובנות ולהחליט החלטות אסטרטגיות
רוצים לייעל תהליכים אצלכם?
השאירו פרטים ואחזור אליכם
רוצים לייעל תהליכים בעסק?
השאירו פרטים ואחזור אליכם
עכשיו מתיאוריה לביצוע, בואו נמחיש איך מקרים יומיומיים ו"בעיות" נפוצות וגנריות בעסק מקבלות מענה באמצעות המערכת. הנה כמה דוגמאות:
בואו ניקח דוגמאות שחוזרות על עצמן בהרבה עסקים ונראה איך החיים הופכים לקלים יותר
לנהל משימות ופעולות שחוזרות על עצמן לאורך פרויקט או תהליך
מכרתם קורס, פרויקט או תהליך כלשהו כמו שירות או סדנה. ידוע מתי הוא מתחיל ונגמר ויש כמה משימות ופעולות שחוזרות על עצמן לאורך הפרויקט. למשל בקורס: לפתוח "אנשי קשר" לתלמידים, לפתוח משימות אדמיניסטרטיביות לצוות כמו הכנת חומרים או גביית תשלומים, לשלוח מיילים קבועים מראש למרצה או לתלמידים לאורך הקורס ולשלוח לתלמידים משוב בסיום. אולי זה לא ממש מסובך כשמדובר באירוע אחד, אבל מה קורה כשיש עשרות תהליכים במקביל וכל אחד מתחיל בזמן אחר?
אז במאנדיי אחת הדרכים היא לעשות אוטומציות שמופעלות על בסיס הטיימליין של הפרויקט. וככה אנחנו מתחילים להגדיר לפי הצורך,
3 ימים לפני הפתיחה שלח מייל עם תוכן מטמפלט.
יום אחרי ההתחלה, פתח משימה למנהל/ת המשרד לבדוק משהו
בתום כל שיעור שלח מייל סיכום שיעור לתלמידים.
שבועיים אחרי תום הקורס שלח לתלמידים מייל עם קישור למשוב וכן הלאה.
דמיינו כמה משימות זה מוריד מכם, כמה דיוק זה מוסיף לתהליך שדברים לא נופלים בין הכסאות ואפילו קורים מעצמם בדיוק בתאריך שרציתם (כמו שליחת מייל) בלי להיות תלויים בפניות שלנו לבצע אותם.
לשלוט בכל תזוזה בתהליך –
בהגדרה מראש, כל שינוי או אי שינוי בסטטוס בתהליך יכול לגרום לדברים אחרים לקרות מעצמם.
תחשבו שיש תהליך במערכת, למשל הזמנה > תיאום התקנה > התקנה > תשלום. או ליד במערכת שמבשיל משיחה לפגישה > הצעת מחיר > פולואפ – ואז ההצעה מאושרת או שלא.
כל שינוי סטטוס משלב לשלב יפתח משימות או התראות. למשל שינוי סטטוס ל"להכין הצעה" יפתח משימה לאיש צוות להכין אחת, שינוי סטטוס "להצעה נשלחה" יוציא מייל עם ההצעה ללקוח. כך גם חסכנו חלק מהתקשורת, כי במקום לפנות לאיש צוות ולבקש לבצע משימה ולתת לו את הפרטים – הוא מקבל התראה בלבד, וכל המידע שדרוש לו כדי להכין הצעה יחד עם היסטוריית התקשורת – מחכה לו בפרטי הליד.
עוד אוטומציה שיכולה לעזור בניהול המכירה: עבר שבוע והפריט עדיין ב"נשלחה הצעה" – צור תזכורת לבצע שיחת פולואפ או שלח אוטומטית מייל פולואפ.
כמובן שזה לא תקף רק למכירה אלא לכל תהליך, למשל בגביה נוכל להגדיר: אם הגיע מועד התשלום וההפריט לא בסטטוס של "שולם" – שלח מייל תזכורת ללקוח.
ניהול משימות
אם יש לכם עובדים בשטח שמסמסים לכם בווטסאפ, לקוחות מבקשים דברים במייל, איך אפשר לתעדף ולטפל בהכל מבלי שדברים יפלו בין הכסאות? טופס יעזור לכם לקבל את כל המשימות מהשטח למקום אחד, למיין לאנשי צוות שונים לפי קריטריון (אפילו אוטומטית), לתעדף, להפעיל תזכורות ולראות את קצב ההתקדמות מלמעלה, גם אם כמה אנשים עובדים על כמה משימות במקביל.
אינטגרציות ואפליקציות
למאנדיי יש אקוסיסטם תומך בחיבור למערכות חיצוניות ואפליקציות שנותנות מענה לצרכים שונים, חלקן בחינם או מציעות מסלולים חינמיים וחלקן בתשלום, אתן כמה דוגמאות:
צור מסמך משורה בטבלה – אם יש לכם טבלה עם הרבה עמודות שמרכזות מידע, ואתם רוצים להכין מסמך PDF בלחיצת כפתור מתוך השורה, למשל תיק פרויקט לאיש שטח או הצעת מחיר – ולשלוח ללקוח, במקום להעתיק את כל המידע למסמך באופן ידני.
אינטגרציה ל GMAIL – חיבור של GMAIL מאפשר לכם לתקשר עם לקוחות מתוך הפריט בבורד ולתעד את כל התכתובת שקשורה למשימה/לפרויקט במקום אחד.
תוסף ווטסאפ – מאפשר להתכתב עם לקוחות/מדריכים מבלי לצאת מהבורד, רק בהקלקה על המספר, וכך חוסך מעבר בין ערוצים והכנסת אנשי קשר לזיכרון בנייד.
חיבור של GMAIL מאפשר לכם לתקשר במייל עם לקוחות מתוך הפריט בבורד ולתעד את כל התכתובת שקשורה למשימה/לפרויקט במקום אחד.
מקווה שהמחשנו איך התמונה יכולה להיראות וכמה היא יכולה להקל ביומיום, בעיקר למי מכם שנמצא בצמיחה ומרגיש שהעומסים וצווארי הבקבוק מפריעים לו לצמוח, שהפעולות סיזיפיות ודורשות זמן רב, שמשימות נופלות בין הכסאות בגלל עומס וטעויות אנוש, ושחסרה גישה למידע ולתובנות מהירות שיעזרו לשלוט בתהליכים, לעמוד בצורה טובה יותר ביעדים עסקיים ולנהל בצורה אופטימלית את הפעילות.
אם תרצו לשמוע עוד על האם ואיך המערכת יכולה להקל על אתגרים אצלכם, מוזמנים להשאיר פרטים ונתאם שיחת היכרות.
רוצים לייעל תהליכים אצלכם?
השאירו פרטים ואחזור אליכם
מי אני?
שמי ליאור, אני עוזר לעסקים להטמיע תשתיות דיגיטליות
באמצעות מערכת ניהול, אוטומציות וכלים נוספים
על מנת לשפר ביצועים עסקיים, לחסוך משאבים
ולהפוך תהליכים מורכבים לפשוטים וקלים.